航空货物出口运输代理业务流程主要包括以下二十个环节：市场销售→委托运输→审核单证→预配舱→预订舱→接单→制单→接货→标签→配舱→订舱斗出口报关→出仓单→提板箱→货物装箱装板→签单→交接发运→航班跟踪→信息服务→费用结算。
(一)市场销售
作为航空货物运输销售代理人，其销售的产品是航空公司的舱位，只有飞机舱位配载了货物，航空货运才真正具有了实质性的内容，因此承揽货物处于航空货物出口运输代理业务流程的核心地位。
(二)委托运输
航空公司代理公司与出口单位(发货人)就出口货物运输事宜达成意向后，可以向发货人提供所代理的有关航空公司的“国际货物托运书”。对于长期出口或出口货量大的单位，航空货运代理公司一般都与之签订长期的代理协议。发货人发货时，首先需填写委托书，并加盖公章，作为货主委托代理承办航空货物出口货运的依据。航空货运代理公司根据委托书要求办理出口手续，并据以结算费用。因此，“国际货物托运书”是一份重要的法律文件。
根据《华沙公约》第5条第(1)和第(5)款规定，“货运单应由托运人填写，也可由承运人或其代理人代为填写”。实际上，目前货运单均由承运人或其代理人代为填写。为此，作为填开货运单的依据——托运书，应由托运人自己填写，而且托运人必须在上面签字或盖章。
托运书(Shipper's Letter of Instruction)是托运人用于委托承运人或其代理人填开航空货运单的～种表单，表单上列有填制货运单所需的各项内容，并应印有授权于承运人或其代理人代其在货运单上签字的文字说明。
托运书包括下列内容栏，如下图所示：
1．托运人(SHIPPER)
填托运人的全称、街名、城市名称、国名，以及便于联系的电话号码、电传号码或传真号码。
2．收货人(CONSIGNEE)
填收货人的全称、街名、城市名称、国名(特别是在不同国家内有相同城市名称时，必须要填上国名)以及电话号码、电传号码或传真号码，本栏内不得填写“toorder”或“to order of the shipper”(按托运人的指示)等字样，因为航空货运单不能转让。
3．始发站机场(AIRPORT OF DEPARTURE)
填始发站机场的全称，若机场名称不明确，可填城市名称。
4．目的地机场(AIRPORT OF DESTINATION)
填目的地机场(不知道机场名称时，可填城市名称)，如果某一城市名称用于一个以上国家时，应加上国名。例如：LONDON UK伦敦，英国；LONDON KY US伦敦，肯达基州，美国；LONDON TO CA伦敦，安大略省。
5．要求的路线/申请订舱(REQUESTED ROUTING/REQUSETING BOOKING)
本栏用于航空公司安排运输路线时使用，但如果托运人有特别要求时，也可填入本栏。
6．供运输用的声明价值(DECLAREDVALUE FOR CARRIAGE)
填供运输用的声明价值金额，该价值即为承运人负赔偿责任的限额。承运人按有关规定向托运人收取声明价值费，但如果所交运的货物毛重每公斤不超过20美元(或其等值货币)，无须填写声明价值金额，可在本栏内填入“NVD”(NO Value Declared 未声明价值)，如本栏空着未填写时，承运人或其代理人可视为货物未声明价值。
7．供海关用的声明价值(DECLAREDVALUE FOR CUSTOMS)
国际货物通常要受到目的站海关的检查，海关根据此栏所填数额征税。
8．保险金额(INSURANCE AMOUNT REQUESTED)
中国民航各空运企业暂未开展国际航空运输代保险业务，本栏可空着不填。
9．处理事项(HANDLING INFORMATION)
填附加的处理要求，例如：另请通知(ALSONOTIFY)。除填收货人之外，如托运人还希望在货物到达的同时通知他人，请另填写通知人的全名和地址。
10．货运单所附文件(DOCUMENT TO ACCOMPANY AIR WAYBILL)
填随附在货运单上往目的地的文件，应填上所附文件的名称，例如：托运人的动物证明(SHIPPER’S CERTIFICATION FOR LIVE ANIMALS)。
11．件数和包装方式(NUMBER AND KIND OF PACKAGES)
填该批货物的总件数，并注明其包装方法，例如：包裹(Package)、纸板盒(Carton)、盒(Case)、板条箱(Crate)、袋(Bag)、卷(Roll)等，如货物没有包装时，就注明为散装(Loose)。
12．实际毛重(ACIUAL GROSS WEIGHT)
本栏内的重量应由承运人或其代理人在称重后填入。如托运人已经填上重量，承运人或其代理人必须进行复核。
13．运价类别(RATE CLASS)
本栏可空着不填，由承运人或其代理人填写。
14．计费重量(公斤)(CHARGEABLE WEIGHT)(kg)
本栏内的计费重量应由承运人或其代理人在量过货物的尺寸(以厘米为单位)由承运人或其代理人算出计费重量后填入，或其代理人必须进行复核。
15．费率(RATE/CHARGE)
本栏可空着不填。
16．货物的品名及数量(包括体积及尺寸)[NATURE AND QUANTITY OF GOODS(INCL．DIMENSIONS OR VOLUME)]
填货物的品名和数量(包括尺寸和体积)。
若一票货物包括多种物品时，托运人应分别申报货物的品名，需要注意的是，填写品名不能使用“样品”、“部件”等这类比较笼统的名称。货物中的每一项均需分开填写，并尽量填写详细，如：“9筒35毫米的曝光动画胶片”、“新闻短片”(美国制)等，本栏所属填写内容应与出口报关发票和进口许可证上所列明的相符，所填写的货物尺寸应注明计量单位，对于危险物品，则应注明其专用名称和包装级别。
17．托运人签字(SIGNATURE OF SHIPPER)
托运人必须在本栏内签字。
18．日期(DATE)
填托运人或其代理人交货的日期。在接受托运人委托后，单证操作前，货运代理公司的指定人员对托运书进行审核或称之为合同评审。审核的主要内容：价格、航班日期。目前，在审核起降航班的航空公司大部分采取自由销售方式。每家航空公司、每条航线、每个航班甚至每个目的港均有优惠运价，这种运价会因货源、淡旺季经常调整，而且各航空公司之间的优惠价也不尽相同。所以有时候更换航班，运价也随之更换。需要指出的是货运单上显示的运价虽然与托运书上的运价有联系，但互相之间有很大区别。货运单上显示的是TACT上公布的适用运价和费率，托运书上显示的是航空公司优惠价加上杂费和服务费或使用协议价格。托运书的价格审核就是判断其价格是否被接受，预订航班是否可行。审核人员必须在托运书上签名和写上日期以示确认。
(三)审核单证单证应包括：
1．发票、装箱单：发票上一定要加盖公司公章(业务科室、部门章无效)，标明价格术语和货价(包括样品的发票)。
2．托运书：一定要注明目的港名称和目的港所在城市名称，明确运费预付或运费到付、货物毛重、收发货人、电话/电传/传真号码。托运人签字处一定要有托运人签名。
3．报关单：注明经营单位注册号、贸易性质、收汇方式，并要求在申报单位处加盖公章。
4．外汇核销单：在出口单位备注栏内，一定要加盖公司章。
5．许可证：合同号、出口口岸、贸易国别、有效期，一定要符合要求并与其他单据相符。
6．商检证：商检证、商检放行单、盖有商检放行章的报关单均可。商检证上应有海关放行联宇样。
7．进料/来料加工核销本：要注意本上的合同号应与发票相符。
8．索赔/返修协议：要求提供正本，要求合同双方盖章，外方没章时，可以签字。
9．到付保函：凡到付运费的货物，发货人都应提供保函。
10．关封。
(四)预配舱
代理人汇总所接受的委托和客户的预报，并输入电脑，计算出各航线的件数、重量、体积，按照客户的要求和货物重、泡情况，根据各航空公司不同机型对不同板箱的重量和高度要求，制定预配舱方案，并对每票货配上运单号。
(五)预订舱
代理人根据所指定的预配舱方案，按航班、日期打印出总运单号、件数、重量、体积，向航空公司预订舱。
(六)接受单证
接受托运人或其代理人送交的已经审核确认的托运书及报送单证和收货凭证。将收货记录与收货凭证核对，制作操作交接单，填上所收到的各种报关单证份数，给每份交接单配一份总运单或分运单。将制作好的交接单、配好的总运单或分运单、报关单证移交制单。
(七)填制货运单
航空货运单包括总运单和分运单，填制航空货运单的主要依据是发货人提供的国际货运委托书，委托书上的各项内容都应体现在货运单项式上，一般用英文填写。
(八)接受货物
接受货物，是指航空货运代理公司把即将发运的货物从发货人手中接过来并运送到自己的仓库。
接受货物一般与接单同时进行。对于通过空运或铁路从内地运往出境地的出口货物，货运代理人按照发货人提供的运单号、航班号及接货地点、日期，代其提取货物。如货物已在始发地办理了出口海关手续，发货人应同时提供始发地海关的关封。
接货时应对货物进行过磅和丈量，并根据发票、装箱单或送货单清点货物，核对货物的数量、品名、合同号或唛头等是否与货运单上所列一致。
(九)标记和标签
标记：包括托运人、收货人的姓名、地址、联系电话、传真、合同号等；操作(运输)注意事项；单件超过150公斤的货物。标签：航空公司标签上三位阿拉伯数字代表所承运航空公司的代号，后八位数字是总运单号码。分标签是代理公司对出具分标签的标识，分标签上应有分运单号码和货物到达城市或机场的三字代码。一件货物贴一张航空公司标签，有分运单的货物，再贴一张分标签。
(十)配舱
核对货物的实际件数、重量、体积与托运书上预报数量的差别。对预订舱位、板箱的有效利用、合理搭配，按照各航班机型、板箱型号、高度、数量进行配载。
(十一)订舱
接到发货人的发货预报后，向航空公司吨控部门领取并填写订舱单，同时提供相应的信息；货物的名称、体积、重量、件数、目的地；要求出运的时间等。航空公司根据实际情况安排舱位和航班。货运代理订舱时，可依照发货人的要求选择最佳的航线和承运人，同时为发货人争取最低、最合理的运价。
订舱后，航空公司签发舱位确认书(舱单)，同时给予装货集装器领取凭证，以表示舱位订妥。
(十二)出口报关
首先将发货人提供的出口货物报关单的各项内容输入电脑，即电脑预录入。在通过电脑填制的报关单上加盖报关单位的报关专用章；然后将报关单与有关的发票、装箱单和货运单综合在一起，并根据需要随附有关的证明文件；以上报关单证齐全后，由持有报关证的报关员正式向海关申报；海关审核无误后，海关官员即在用于发运的运单正本上加盖放行章，同时在出口收汇核销单和出口报关单上加盖放行章，在发货人用于产品退税的单证上加盖验讫章，粘上防伪标志；完成出口报关手续。
(十三)出仓单
配舱方案制定后就可着手编制出仓单：出仓单的日期、承运航班的日期、装载板箱形式及数量、货物进仓顺序编号、总运单号、件数、重量、体积、目的地三字代码和备注。
(十四)提板、箱
向航空公司申领板、箱并办理相应的手续。提板、箱时，应领取相应的塑料薄膜和网。对所使用的板、箱要登记、销号。
(十五)货物装箱装板
注意事项：不要用错集装箱、集装板，不要用错板型、箱型；不要超装箱板尺寸；要垫衬，封盖好塑料纸，防潮、防雨淋；集装箱、板内货物尽可能配装整齐，结构稳定，并接紧网索，防止运输途中倒塌；对于大宗货物、集中托运货物，尽可能将整票货物装一个或几个板、箱内运输。
(十六)签单
货运单在盖好海关放行章后还需要到航空公司签单，只有签单确认后才允许将单、货交给航空公司。
(十七)交接发运
交接是向航空公司交单交货，由航空公司安排航空运输。交单就是将随机单据和应有承运人留存的单据交给航空公司。随机单据包括第二联航空运单正本、发票、装箱单、产地证明、品质鉴定证书。交货即把与单据相符的货物交给航空公司。交货前必须粘贴或拴挂货物标签，清点和核对货物，填制货物交接清单。大宗货、集中托运货，以整板、整箱称重交接。零散小货按票称重，计件交接。
(十八)航班跟踪
需要联程中转的货物，在货物运出后，要求航空公司提供二程、三程航班中转信息，确认中转情况。及时将上述信息反馈给客户，以便遇到不正常情况时及时处理。
(十九)信息服务
从多个方面做好信息服务：订舱信息、审单及报关信息、仓库收货信息、交运称重信息、一程二程航班信息、集中托运信息、单证信息。
(二十)费用结算
费用结算主要涉及同发货人、承运人和国外代理人三方面的结算。
1．与发货人结算费用在运费预付的情况下，收取航空运费、地面运输费、各种服务费和手续费。
2．与承运人结算费用。向承运人支付航空运费及代理费，同时收取代理佣金。
3．与国外代理结算主要涉及付运费和利润分成等
到付运费实际上是发货方的航空货运代理人为收货人垫付的，因此收货方的航空货运代理公司在将货物移交收货人时，应收回到付运费并将有关款项退还发货方的货运代理人。同时发货方的货运代理人应将代理佣金的一部分分给其收货地的货运代理人。
由于航空货运代理公司之间存在长期的互为代理协议，因此与国外代理人结算时一般不采取一票一结的办法，而采取应收应付互相抵消、在一定期限内以清单冲账的办法。